Verslas
„Kaunas IN“
2021 01 29
Konferencijų verslo atsakas pandemijos iššūkiui

Dar prieš pusantrų metų aptardami Kaune besiplečiančią aukštą pridėtinę vertę kuriančio konferencinio turizmo temą kalbinomės šių konferencijų organizatorius ir dalijomės įkvepiančiomis augimo tendencijomis. Šiandien šie verslai yra tarp tų, kuriems pandemijos pokyčiai sudavė itin galingą smūgį. Jam atremti ir išsilaikyti rinkoje prireikė ne tik didelio išradingumo, bet ir pačių komandų vidinės stiprybės. Kaip sako konferencijų organizavimo kompanijos „EVENTAS“ (PCO&AMC) įkūrėja ir vadovė Ramunė Balnionytė, vos per kelias dienas teko priimti sprendimą: arba skirstomės, arba bandome kabintis. Buvo pasirinktas antrasis kelias – priimti pakitusio pasaulio iššūkį, į jį atsakant kitokiomis veiklos formomis ir naujais įgūdžiais.

 

Kaip ir kitose verslo srityse, kurių veikla tokia, kokia buvo iki pasaulinės pandemijos, vos per dieną ar per kelias savaites tapo nebeįmanoma, konferencijų organizatoriams teko gerokai pasukti galvą, kas bus toliau.

„Mums taip pat teko apsispręsti: uždaryti duris ir išsiskirstyti, ar bandyti kažką daryti. „Kažką“ tuo metu ir reiškė „kažką“, nes, kaip ir visi, aiškiai nežinojome, nei su kokiais iššūkiais susidursime, nei kokių kompetencijų reikės jiems išspręsti. Ir apskritai – kaip dar keisis pasaulis, kas jame išliks kritiškai svarbu, o kas bus visai nebeaktualu. Manau, kad su tokia situacija susidūrė ne tik įmonės, bet ir kiekvienas žmogus apskritai“ – atvirai sako R. Balnionytė.

Jos vadovaujama įmonė pasirinko išlikimo kelią – su visais tam reikalingo prisitaikymo ir naujų veiklos formų iššūkiais. Iš pradžių bandę atidėti renginius vėlesnėms datoms, vėliau įsidrąsino juos organizuoti internetu. Prisitaikant prie naujų darbo sąlygų ir apskritai aktualijų, kuriomis gyveno pasaulis, keitėsi ir pačių žmonių įpročiai, atsirado naujų įgūdžių, naujų patirčių, o nuotolinių konferencijų organizatoriai patys daug ko išmoko ir daug žinių perdavė savo klientams.

Kad priimti sprendimai pasiteisino, liudija ir skaičiai: per 2020 metus kompanija įgyvendino 30 proc. daugiau renginių nei 2019-aisiais, o bendras dalyvių skaičius išaugo net 60 proc.

Ypač didele paspirtimi verslui tapo ilgamečių klientų pasitikėjimas – brangiausia valiuta, nenuvertėjusi net ir krizės laikotarpiu.

„Jie mumis pasikliovė net ir žinodami, kad daug ką darysime pirmą kartą. Tai sunkiai apsakoma dovana ir dar didesnis įsipareigojimas ateities darbams. Akivaizdu, kad net visiškai ekstremaliais laikais išlieka esminiai principai ir reikalavimai: tavo požiūris į vykdomą veiklą, kokybės samprata, profesionalūs sprendimai ir iš to išaugantis pasitikėjimas vieni kitais“ – sako vadovė.

Pirmąjį tarptautinį renginį nuotoliniu būdu „EVENTAS“ suorganizavo vasaros pradžioje, kiek atslūgus pandemijai. Ir tai toli gražu nebuvo taip paprasta: darbuotojams teko daug ko išmokti patiems, persiskirstyti pareigomis, atsakomybėmis, įsigyti būtinos techninės įrangos, apmokyti personalą, pranešėjus, konferencijos dalyvius. Sėkmė ir geri atsiliepimai padrąsino tęsti veiklą šia linkme, organizatorius netruko atrasti ir nauji klientai, iki tol galėdavę tradicinius renginius susiorganizuoti savais resursais, bet, pasikeitus sąlygoms, pamatę, kad tai tapo nebeįmanoma.

Jau po pirmųjų suorganizuotų nuotolinių renginių teko įsitikinti jų privalumais ir trūkumais: „Pavyzdžiui, internetinis renginio formatas leido mums pasikviesti pasaulinio lygio profesorių, kurie visi greičiausiai nebūtų galėję atvykti į Lietuvą vienu metu. Taip pat ir kai kuriems dalyviams pasirodė paprasčiau ir patraukliau dieną praleisti prie kompiuterio namuose ar darbo vietoje ir gauti vertingų žinių, negaištant laiko kelionei į kitą miestą ar nakvynėms viešbučiuose. Kita vertus, nuotoliniai renginiai stokoja tradiciniam formatui būdingos specialistų, kolegų socializacijos, ryšių mezgimo ir kitų labai svarbių pridėtinę konferencijų vertę kuriančių sąveikų“.

Kitaip, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio, nuotolinių renginių organizavimo kaštai ne tik nesumažėjo, bet net ir išaugo. Pasak R. Balnionytės, suorganizuoti profesionalų renginį internetu dažnai reikalingi didesni resursai – pradedant personalu, baigiant technine įranga. Pasirengimas tokiam renginiui nuotoliniu būdu yra sudėtingesnis, procesas reikalauja dar didesnio kruopštumo, nes menkiausia klaida yra akimirksniu pastebima, ją sunkiau spręsti nei gyvame renginyje. Pranešėjams ir dalyviams taip pat reikia skirti daugiau dėmesio ir pagalbos pasirengti nei to reikėdavo tradicinio formato renginiuose.

Konferencijų organizatoriai sako manantys, kad ilgainiui įsitvirtins mišrus renginių formatas, kai dalis pranešėjų ir klausytojų dalyvauja gyvame renginyje, kita dalis jungiasi per nuotolį. Po šios pandemijos pasaulis jau nebebus toks, koks buvo, o dirbantys renginių organizavimo sektoriuje sėkmingai naudosis naujai įgytomis kompetencijomis bei ieškos išradingų technologinių sprendimų klientų poreikiams patenkinti.

Šaltinis: „EVENTAS“ nuotrauka.